מהי תוכנית להמשכיות עסקית והשלבים השונים בהכנתה

ספרים רבים עוד ייכתבו על השינויים המטלטלים שהתרחשו בשנה האחרונה בעקבות התפשטות מגפת הקורונה. במגזר העסקי המגפה השפיעה על עסקים שונים באופן שונה – חלקם קרסו, חלקם נפגעו וחלקם אף שגשגו.
נשאלת השאלה: מה מבדיל בין חברות ובתי עסק שלא הצליחו לשרוד לאלו שנשארו עומדים על הרגליים? באופן טבעי, ישנן תעשיות אשר היו פגיעות במיוחד להשלכות המגפה (כגון תיירות ותרבות) בעוד אחרות לא ניזוקו ואולי אף הגדילו את רווחיהן. אך לצד כל המשתנים הללו יש גם גורם נוסף ומשמעותי אשר יכול להשפיע על הישרדות העסק: מוכנות החברה לשעת חירום. 

תוכנית להמשכיות עסקית – להשאיר את העסק עם הראש מעל המים

בדיוק כפי שמגפת הקורונה הפתיעה רבים וטובים, כך יכולים גם מקרי אסון אחרים כגון: הצפה, שריפה, לוחמה, רעידת אדמה וכד', לשמוט את השטיח מתחת לרגליים של אינספור עסקים.
לכן אחד הצעדים המשמעותיים ביותר שבתי העסק יכולים לעשות על מנת שלא להיתפס לא מוכנים בשעת חירום הוא בניית תוכנית המשכיות עסקית. 

מהי תוכנית המשכיות עסקית

תוכנית להמשכיות עסקית היא למעשה תוכנית שמטרתה להבטיח התאוששות מהירה במקרי חירום. 

ישנם מספר שלבים הכרוכים בתהליך בניית תוכנית להמשכיות עסקית:

• שלב ראשון: הכרת הארגון – שלב זה מכיל בין היתר את ניתוח הסיכונים והאיומים הרובצים לפתחו של העסק, הגדרה ותעדוף של הפעילויות החשובות ביותר בעסק, וזמנים מקסימליים בהם פעילויות אלו יכולות להיות מושבות במקרה חירום. 
• שלב שני: פיתוח אסטרטגיה – בשלב זה מפתחים אסטרטגיות התמודדות שונות בהתאם לצרכי ומשאבי החברה –  על מנת להתמודד עם הסכנות והאיומים המרכזיים אליהם חשוף העסק. 
• שלב שלישי: הכנת תוכניות מגובשות – שלב זה מורכב מגיבוש תוכניות פעולה מפורטות ומינוי הצוותים האחראיים עליהן. צוותים אלו לרוב יהיו מורכבים גם מגורמים בתוך החברה, וגם מגורמים חיצוניים כדוגמת חברת שיקום נזקים, אשר יהיו מיומנים, מצויידים ונכונים לפעולה מיידית בשעת הצורך.
• שלב רביעי: בדיקת תכנית ההמשכיות העסקית– בשלב זה נערכות בדיקות וסימולציות שנועדו לבדוק את יעילות התוכניות שהוכנו בשלב הקודם.
• שלב חמישי: הטמעת ותחזוקת התוכנית – הטמעת התכניות השונות שכוללת תכנית ההמשכיות העסקית, תוך מעקב, תחזוקה ופיתוח אסטרטגיות נוספות בהתאם לצורך. 

היעזרו במומחים

כדי לבנות תוכנית המשכיות עסקית מקיפה, שתענה על כל צרכי העסק, מומלץ להיעזר במומחים אשר יש להם ניסיון בתחום. ישנן חברות המתמחות בליווי וסיוע לעסקים בכל הנוגע לבניית תוכנית להמשכיות עסקית והטמעתה בפועל, ויש להם את הידע הדרוש על מנת להיערך מראש לתרחישי אסון שונים. 

במקרים רבים, במסגרת בניית התכנית, ייעשו התקשרויות מבעוד מועד גם עם חברות חיצוניות, בעלות מומחיות נדרשת לשעת חירום כגון: חברות לשיקום נזקים, חברות יחסי ציבור, מומחי סייבר ועוד.
כך, בשעת הצורך, יוכלו חברות אלו להתייצב לצד החברה לפי לוחות זמנים מוגדרים מראש, ומתוך היכרות מוקדמת עם העסק וצרכיו השונים.

הישרדות העסק תלויה במוכנות העסק!

אחד מהלקחים החשובים ביותר שנלמדו במגזר העסקי בעקבות משבר הקורונה הוא כי תמיד מוטב להיות ערוכים לכל מקרה של אסון או אירוע משבש. 

לצערנו, איננו יכולים לנבא מראש מה יהיה מצב החירום הבא – אך בהחלט ניתן ומומלץ להתכונן אליו מראש, על מנת לצמצם את הנזקים הפוטנציאליים, לשמור על רציפות תפקודית ולהגדיל את סיכויי העסק לצלוח את המשבר בהצלחה.